Wprowadzenie

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. uznaje, że niezbędne jest zachowanie naszej uczciwości jako firmy oraz indywidualnych pracowników. Wprowadziliśmy w życie niniejszy Kodeks Postępowania, aby zapewnić wskazówki dla każdego pracownika, dyrektora lub osoby zarządzającej („Pracownik”, „Pracownicy”). Kontrahenci i konsultanci, którzy są naszymi przedstawicielami lub pracują na rzecz naszej firmy lub w naszym imieniu, będą zobowiązani do postępowania zgodnie z Kodeksem Postępowania, gdy działają w naszym imieniu.

Niniejszy Kodeks Postępowania opisuje zachowanie, jakiego Koliber Energy Trading Sp. z o.o. oczekuje od Pracownika oraz czego Pracownik może oczekiwać od Koliber Energy Trading Sp. z o.o. Niniejszy Kodeks Postępowania nie zawiera wszystkich zasad i polityki firmy i nie określa szczegółowych reguł, lecz stanowi zbiór najważniejszych zasad. Jest to lektura obowiązkowa dla wszystkich Pracowników. Od każdego Pracownika oczekuje się uznania i przestrzegania niniejszego Kodeksu Postępowania, jak również wszystkich innych zasad, którymi kieruje się Koliber Energy Trading Sp. z o.o. w swojej działalności. Przestrzeganie i stosowanie się do niniejszego Kodeksu Postępowania oraz wszystkich zasad polityki firmy jest warunkiem zatrudnienia. Niniejszy Kodeks Postępowania nie zawiera obietnic umownych, ani nie stanowi umowy lub gwarancji ciągłości zatrudnienia pomiędzy naszą firmą, a jej Pracownikami.

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. oczekuje od wszystkich Pracowników etycznego zachowania, uczciwości, przejrzystości i pełnego przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów prawa i regulacji krajów, w których działa Koliber Energy Trading Sp. z o.o., a także wszystkich zasad, polityk i wytycznych firmy. 

Wszystkie zasady, polityki i wytyczne firmy są dostępne dla wszystkich Pracowników. Pracownicy są zapoznawani z tą platformą informacyjną i mają obowiązek zapoznać się z wymaganiami i być na bieżąco z wiedzą.

Wszyscy pracownicy są zobowiązani do przyjmowania osobistych zaproszeń na szkolenia w obszarach wskazanych w niniejszym Kodeksie Postępowania.

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. może w każdej chwili wprowadzić zmiany lub poprawki do Kodeksu Postępowania, zasad, polityki i przepisów firmy bez uprzedniego powiadomienia Pracowników. Ponadto, Pracownicy będą zobowiązani do przestrzegania wszelkich zasad, reguł i procedur, które mogą zostać ogłoszone w przyszłości.

Nieprzestrzeganie niniejszego Kodeksu Postępowania i/lub innych zasad, polityki i przepisów firmy może skutkować wszczęciem postępowania dyscyplinarnego, w tym rozwiązaniem stosunku pracy, postępowaniem karnym, a także innymi działaniami prawnymi.

Walka z praktykami korupcyjnymi

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. nie toleruje przekupstwa, korupcji, nadużyć/manipulacji na rynku, oszustw i prania brudnych pieniędzy. Należy również unikać wszelkich, rzeczywistych lub potencjalnych, konfliktów interesów lub pozorów konfliktu.

Ważne jest, aby mieć świadomość, że nawet nieuzasadnione pomówienia dotyczące korupcji mogą zaszkodzić reputacji i biznesowi.

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. oczekuje od każdego Pracownika, że będzie publicznie zgłaszał swoje wątpliwości dotyczące możliwego naruszenia niniejszego Kodeksu Postępowania i/lub jakichkolwiek innych zasad obowiązujących w firmie.

Szkolenie w zakresie zgodności

Dział prawny będzie organizował szkolenia dla Pracowników na tematy wskazane w niniejszym Kodeksie Postępowania. Wszyscy Pracownicy są zobowiązani do przyjmowania osobistych zaproszeń na takie szkolenia. Ponadto Pracownicy mogą również poprosić o szkolenie w zakresie konkretnych kwestii dotyczących zgodności z przepisami.

Mów

Ponieważ żaden z kodeksów postępowania nie może obejmować każdej możliwej sytuacji, Koliber Energy Trading Sp. z o.o. zachęca każdego Pracowniku do wysokich standardów etycznych oraz do zgłaszania pytań i wątpliwości. Pracownik może to zrobić, rozmawiając bezpośrednio z osobą rzekomo naruszającą niniejszy Kodeks Postępowania i/lub wszelkie inne zasady obowiązujące w firmie. Pracownik może również zgłosić lub porozmawiać ze swoim przełożonym, każdą wyższą rangą osobą z Koliber Energy Trading Sp. z o.o., z którą czuje się dobrze, lub może skontaktować się bezpośrednio z działem prawnym. Dział prawny niezwłocznie zareaguje na zgłoszone kwestie.

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. nie będzie tolerować działań retorsyjnych za zgłoszenia dokonane w dobrej wierze przez Pracownika. Każdy akt represji powinien zostać niezwłocznie zgłoszony i niezwłocznie zbadany przez zarząd firmy.

Represje wobec jakiegokolwiek pracownika za zgłoszenie w dobrej wierze naruszenia prawa, zasad, przepisów lub niniejszego Kodeksu Postępowania może być podstawą do podjęcia odpowiednich działań dyscyplinarnych, w tym zakończenia zatrudnienia osób, stosujących takie metody wobec zgłaszającego pracownika.

Nasz zespół

Nasz zespół jest kluczem do sukcesu Koliber Energy Trading Sp. z o.o., która traktuje każdego pracownika uczciwie, z szacunkiem i godnością.

Kiedy szanujemy i cenimy siebie nawzajem, odnosimy sukcesy indywidualnie i jako firma. Wszyscy mamy do odegrania rolę w utrzymaniu kultury korporacyjnej opartej na szacunku i uczciwości. Osiągamy więcej, gdy ludzie z różnych środowisk, o różnych talentach i pomysłach, pracują razem w środowisku, w którym każdy może wnieść swój wkład i w pełni wykorzystać swoje talenty.

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. nie będzie tolerować molestowania ani żadnych działań lub zachowań, które są upokarzające, zastraszające lub wrogie. 

Nasi partnerzy biznesowi

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. przyjmuje długoterminową perspektywę dla biznesu i mocno wierzy w długoterminowe możliwości partnerstwa. Nasi partnerzy biznesowi są niezbędni dla naszej zdolności do prowadzenia biznesu.

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. dąży do współpracy z innymi, którzy podzielają nasze podstawowe wartości i zasady biznesowe. Koliber Energy Trading Sp. z o.o. będzie prowadzić działalność z kontrahentami zatwierdzonymi przez obiektywny proces due diligence.

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. współpracuje z partnerami biznesowymi w sposób uczciwy i odpowiedzialny, który zdobył jej zaufanie i szacunek w branży. Koliber Energy Trading Sp. z o.o. wyraźnie informuje o swoich istotnych oczekiwaniach i w stosownych przypadkach uzgadnia zobowiązania umowne.

Wszelkie oznaki wskazujące na to, że dostawca lub partner biznesowy nie przestrzega obowiązujących przepisów prawa lub nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań umownych, zostaną zgłoszone zarządowi, który podejmie odpowiednie działania, jeśli nasi partnerzy biznesowi rzeczywiście nie spełnią tych oczekiwań lub zobowiązań.

Prezenty i rozrywki

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. oczekuje od swoich Pracowników, że nie będą przyjmować ani dostarczać prezentów lub rozrywek w zamian za jakąkolwiek działalność, usługi lub informacje poufne, lub jeśli ich zamiarem jest stronniczość w podejmowaniu decyzji.

Pracownicy mogą akceptować lub świadczyć jedynie zwykłe uprzejmości, które są uznawane za dopuszczalne w naszej branży i zwykle związane z etycznymi praktykami biznesowymi. Takie uprzejmości nie mogą wpływać ani sprawiać wrażenia, że wpływają na prawidłowy osąd biznesowy. Szczególną ostrożność należy zachować w kontaktach z urzędnikami państwowymi lub administracyjnymi.

Niektóre prezenty i rozrywki nigdy nie są akceptowane, ponieważ mogą być nielegalne lub mogą zaszkodzić reputacji Koliber Energy Trading Sp. z o.o., np. wszystko, co może być postrzegane jako łapówka lub jest nieprzyzwoite lub niewłaściwe. W razie wątpliwości Pracownik powinien skonsultować się ze swoim przełożonym lub zarządem.

Przekupstwo i korupcja

Przekupstwo ma miejsce wtedy, gdy oferujesz, płacisz, szukasz, ułatwiasz lub przyjmujesz płatność, prezent lub przysługę, aby niewłaściwie wpłynąć na wynik biznesowy. Przekupstwo i korupcja – zarówno z udziałem urzędników państwowych, jak i podmiotów komercyjnych, w tym spółek typu joint venture – mogą mieć miejsce bezpośrednio lub pośrednio poprzez osoby trzecie, takie jak agenci i partnerzy spółek typu joint venture. Płatności ułatwiające są łapówkami i nie mogą być wypłacane.

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów antyłapówkarskich i korupcyjnych i nie toleruje ich naruszania. Należy pamiętać, że nawet pracownik przymykający oko na swoje podejrzenia o przekupstwo lub korupcję, może być odpowiedzialny za firmę i za siebie osobiście.

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. oczekuje od swoich Pracowników prowadzenia dokładnych ksiąg i rejestrów, że płatności są rzetelnie opisane, a środki Koliber Energy Trading Sp. z o.o. nie są wykorzystywane do celów niezgodnych z prawem.

Pracownik musi przestrzegać procesu due diligence kontrahenta Koliber Energy Trading Sp. z o.o. i upewnić się, że nasi partnerzy biznesowi rozumieją, że łapówkarstwo i korupcja są niedopuszczalne.

Nadużycia na rynku

Przepisy antymonopolowe i dotyczące konkurencji chronią wolną przedsiębiorczość i zakazują zachowań, które stanowią nieuzasadnione ograniczenia w handlu lub ograniczają uczciwą konkurencję. Przepisy antymonopolowe zwalczają nielegalne praktyki, takie jak ustalanie cen (lub jakichkolwiek ich elementów), dzielenie się rynkiem lub zmowy przetargowe, lub zachowania mające na celu osiągnięcie lub utrzymanie monopolu.

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. w pełni przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów prawa antymonopolowego i nie toleruje ich naruszania. Pracownikom nie wolno uczestniczyć w jakichkolwiek działaniach, które mogłyby w jakikolwiek sposób podważać lub sprawiać wrażenie podważania konkurencyjnego charakteru branży lub sztucznie ustalać cen produktów niezależnych od rynku.

Zachowanie antykonkurencyjne zaszkodzi działalności Koliber Energy Trading Sp. z o.o. oraz reputacji firmy w zakresie uczciwości i rzetelności. Prawo ochrony konkurencji i prawo antymonopolowe są złożone i często konkretne. Z tego powodu w razie jakichkolwiek pytań należy skonsultować się z działem prawnym lub/i zarządem.

Sankcje i kontrole eksportu/importu

Sankcje handlowe i finansowe oraz kontrole eksportu/importu są nakładane przez różne państwa i organizacje na inne państwa, podmioty, osoby, towary i aktywa. Sankcje są złożone i ze względu na swój charakter często uaktualniane, a ograniczenia są dodawane lub usuwane.

Każdy pracownik rozważający lub zaangażowany w transakcje biznesowe z krajem, podmiotem, osobą, towarem lub aktywem objętym sankcjami musi zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami prawa handlowego, w tym między innymi z sankcjami gospodarczymi USA.

Obowiązkiem przedsiębiorcy jest sprawdzenie z obsługą prawną zgodności jego transakcji z ograniczeniami dotyczącymi sankcji. Należy to zrobić przed zawarciem nowej transakcji oraz okresowo w przypadku transakcji będących w toku.

Każdy pracownik Koliber Energy Trading Sp. z o.o. jest zobowiązany do niezwłocznego zgłoszenia do działu prawnego wszelkich wątpliwości dotyczących zgodności sankcji, jakie może mieć w związku z daną transakcją.

Pranie brudnych pieniędzy

Pranie pieniędzy ma miejsce, gdy przestępcze pochodzenie lub charakter pieniędzy lub aktywów jest ukryty w legalnej działalności gospodarczej, lub gdy legalne środki są wykorzystywane do wspierania działalności przestępczej, w tym finansowania terroryzmu. Pranie pieniędzy oparte na handlu może obejmować przemieszczanie nielegalnych towarów, fałszowanie dokumentów, przedstawianie fałszywych informacji o transakcjach finansowych oraz zaniżanie lub zawyżanie faktur za wartość towarów. Przestępstwa objęte przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy obejmują: utrudnianie lub utrudnianie dochodzenia oraz niezgłoszenie podejrzanej działalności.

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. przeprowadza badania due diligence kontrahenta w celu zrozumienia działalności i zaplecza naszych potencjalnych partnerów biznesowych oraz określenia pochodzenia i przeznaczenia pieniędzy i majątku.

Podejrzane transakcje lub przypadki prania pieniędzy muszą być zgłaszane. Zaniechanie tego może skutkować grzywną, zwolnieniem lub pozbawieniem wolności.

Konflikt interesów

Konflikt interesów może wystąpić, gdy osobiste interesy lub działania Pracownika wpływają lub wydają się wpływać na jego zdolność do podejmowania obiektywnych decyzji dla Koliber Energy Trading Sp. z o.o..

Pracownicy mają obowiązek dbać o słuszne interesy Koliber Energy Trading Sp. z o.o. zawsze wtedy, gdy pojawia się okazja biznesowa.

Pracownikom nie wolno bezpośrednio ani pośrednio konkurować z Koliber Energy Trading Sp. z o.o.

Żaden Pracownik nie może wykorzystywać do własnych celów (lub nieautoryzowanego wykorzystania przez osoby trzecie) żadnej z własności lub informacji Koliber Energy Trading Sp. z o.o. Informacje takie obejmują między innymi dane, umowy, własność intelektualną i inne dokumenty o charakterze poufnym lub zastrzeżonym.

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. oczekuje od wszystkich Pracowników proaktywności w zarządzaniu konfliktami interesów. Na przykład, aby wycofać się z podejmowania decyzji, które powodują lub mogą być postrzegane jako powodujące konflikt interesów lub ujawniać sytuacje, które mogą powodować konflikt, a nawet pozory konfliktu.

Działalność polityczna

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. nie wspiera ani nie dokonuje płatności na rzecz żadnego kandydata politycznego, kampanii politycznej lub partii politycznej.

Osobiste działania polityczne mogą czasami prowadzić do konfliktu z Koliber Energy Trading Sp. z o.o.. Pracownik powinien porozmawiać ze swoim przełożonym, jeśli on lub jego bliski krewny planuje przyjąć lub ubiegać się o urząd publiczny, lub jeśli jakakolwiek inna działalność polityczna może mieć wpływ na Koliber Energy Trading Sp. z o.o. lub na jego pracę.

Rozmowa z mediami

Istotne jest, aby nasze publiczne komunikaty, niezależnie od ich formatu, były jasne, dokładne, spójne, odpowiedzialne i nie wprowadzały w błąd.

Tylko osoby upoważnione przez Zarząd mogą rozmawiać z mediami. Wszelkie zapytania ze strony mediów powinny być kierowane do działu prawnego i przez niego koordynowane.

Zewnętrzne prezentacje mogą być doskonałym sposobem na dzielenie się naszą wiedzą z innymi. Przyjęcie dowolnego zaproszenia i treści prezentacji jest uzależnione od zgody działu prawnego.

Komunikacja biznesowa

Państwa komunikaty pisemne są ważnym zapisem dokumentującym działalność, strategię i dylematy biznesowe  Koliber Energy Trading Sp. z o.o.

W świecie, w którym żyjemy, wszelkie komunikaty pisemne są narażone na ryzyko upublicznienia. Należy pamiętać, że możemy otrzymać nakaz ujawnienia wszystkich dokumentów w postępowaniu sądowym i arbitrażowym, nawet jeśli jest to szkodliwe dla naszej sprawy.

Koliber Energy Trading Sp. z o.o. oczekuje od swoich Pracowników, że wszelka komunikacja pisemna będzie przebiegała z dużą dokładnością, trafnością i profesjonalizmem oraz że wszystkie transakcje będą odpowiednio autoryzowane, rejestrowane i raportowane, zgodnie z wymaganiami. Niewłaściwa, niedokładna lub niedbała komunikacja może stwarzać poważne zagrożenie dla reputacji, odpowiedzialności i zgodności z przepisami Koliber Energy Trading Sp. z o.o.

Prowadzenie dokumentacji

Zapisy fizyczne są dowodem prowadzenia działalności gospodarczej lub są wymagane do celów prawnych, podatkowych, regulacyjnych i księgowych lub są ważne dla działalności gospodarczej lub pamięci korporacyjnej Koliber Energy Trading Sp. z o.o..

To treść decyduje o rekordzie, a nie jego format. Dokumentacja obejmuje między innymi umowy, sprawozdania z audytu, informacje finansowe, specyfikacje produktów, negocjacje handlowe, komunikację operacyjną oraz politykę i wytyczne korporacyjne.

Dokładna i kompletna dokumentacja biznesowa jest cennym kapitałem firmy i musi być właściwie zarządzana.  Koliber Energy Trading Sp. z o.o. stosuje się do obowiązujących przepisów prawa i wymagań przy tworzeniu, przechowywaniu i niszczeniu dokumentów, w tym dokumentów w formie elektronicznej.

Poufność

Wszyscy pracownicy muszą zachować i chronić tajemnice handlowe Koliber Energy Trading Sp. z o.o., know-how i informacje pisemne, takie jak wewnętrzne raporty, zasady, procedury lub inne wewnętrzne informacje poufne związane z działalnością firmy („Informacje poufne”).

Żaden Pracownik nie może ujawniać Informacji Poufnych osobom trzecim, chyba że za uprzednią pisemną zgodą Koliber Energy Trading Sp. z o.o. i/lub jeśli wymagają tego przepisy prawa.

Zmiany w kodeksie postępowania

Zarząd Koliber Energy Trading Sp. z o.o. jest odpowiedzialny za zatwierdzenie i wydanie Kodeksu Postępowania. Kodeks Postępowania będzie okresowo weryfikowany przez służbę prawną Koliber Energy Trading Sp. z o.o. w celu ustalenia, czy w świetle zmian w prawie konieczne jest wprowadzenie zmian, a także w celu zapewnienia, że Pracownicy spełniają wysokie standardy etyczne i prawne, których oczekuje Koliber Energy Trading Sp. z o.o. Zarząd Koliber Energy Trading Sp. z o.o. będzie odpowiedzialny za zatwierdzanie wszelkich zmian w Kodeksie Postępowania.